Wir möchten Sie darüber informieren, wie wir Ihre Daten im Rahmen der Verwendung von Google Gemini in unserem Ticketsystem verarbeiten. Im Folgenden erklären wir die Art, den Umfang und den Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie Ihre Rechte als betroffene Person.

1. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Google Gemini wird in unserem Ticketsystem verwendet, um Ihre Anliegen und Anfragen je nach Inhalt automatisch den richtigen Teams zuzuweisen. Dies dient der Beschleunigung des Kundendienstes und der Verbesserung unseres Serviceangebots. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a, lit. b und lit. f DSGVO. In der Verbesserung unseres Kundendienstes und der Qualität unseres Services durch die Automatisierung liegt auch unser berechtigtes Interesse. Dies ist auch erforderlich, da ohne den Einsatz der KI eine Automatisierung nicht sinnvoll erfolgen kann.

Der Zweck der Verwendung von Google Gemini im Unternehmen umfasst folgende Bereiche:

• Erfassung: Zuordnung von Anliegen zu bestehenden Tickets oder Erfassung neuer Tickets.
• Dispatching: Zuweisen von Tickets an die korrekten Personen.
• Bearbeitung: Unterstützung unserer Techniker und Kundenbetreuer und Hinzufügen von Informationen in bestehenden Tickets.
• Auswertung: Analyse und Bewertung von Ticketdaten zur Identifikation von Verbesserungspotenzialen und Unterstützung der weiteren Kundenbetreuung.
• Abschluss: Dokumentation und Archivierung abgeschlossener Tickets sowie Ableitung und Durchführung von Optimierungsmaßnahmen.

Der Einsatz von Google Gemini zielt darauf ab, den Service zu verbessern und die Bearbeitung von Anliegen von Kunden und Lieferanten zu beschleunigen. Hierin liegt auch das berechtigte Interesse für die Verarbeitung auf Grund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

2. Verarbeitete Datenkategorien
Im Rahmen der Verwendung von Google Gemini verarbeiten wir folgende Datenkategorien:

• Kundendaten
• Lieferantendaten
• Daten, die Sie uns in Ihren Nachrichten mitteilen.

3. Auftragsverarbeitung
Die Daten werden durch das Unternehmen Google LLC verarbeitet. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO wurde abgeschlossen. Ihre Daten werden nicht zum Training der KI verwendet. Ihre Daten werden gegebenenfalls in die USA transferiert. Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nach Art. 45 Abs. 1 DSGVO auf Grundlage des EU-US-Data Privacy Framework. Erforderlich für die Geltung des Angemessenheitsbeschlusses ist es, dass das Unternehmen, das die Daten verarbeitet, beim US Department of Commerce zertifiziert ist. Dies ist bei der Google LLC der Fall, wie unter folgendem Link abzurufen ist: Data Privacy Framework

4. Dauer der Speicherung
Die personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung der Zwecke, für die sie verarbeitet wurden, erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungspflichten verlangen.

5. Ihre Rechte
Sie haben die oben genannten Betroffenenrechte. Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

6. Kontakt
Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Fragen oder Anliegen bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben. Unsere Kontaktdaten finden Sie oben unter „Verantwortlicher“.

7. Beschwerderecht
Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.

Wir möchten Sie darüber informieren, wie wir Ihre Daten im Rahmen der Verwendung von IONOS AI Model Hub (Llama 3.3 70B Instruct) in unserem Ticketsystem verarbeiten. Im Folgenden erklären wir die Art, den Umfang und den Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie Ihre Rechte als betroffene Person.

1. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Verarbeitung der Daten in den Tickets zur besseren Darstellung und Auswertung der Inhalte.

Der Einsatz des IONOS AI Model Hub im Unternehmen dient der automatisierten Strukturierung und Bearbeitung von Support-Tickets im Warenwirtschaftssystem Centron. Die KI unterstützt dabei, Kundenanfragen effizient aufzubereiten, die technische Bearbeitung zu erleichtern und Antwortmails zu generieren. Zusätzlich werden Ticketdaten analysiert, um Optimierungspotenziale zu erkennen und die Qualität der Kundenbetreuung zu verbessern. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Optimierung der Arbeitsabläufe. Im System werden neben Firmendaten auch Kontaktinformationen und relevante Ticketinhalte wie Fehlerbeschreibungen und Anwenderdaten gespeichert.

Im Centron gespeichert sind neben den Firmendaten die Namen der Kontaktpersonen mit Durchwahl, Mailadresse, Positionsbezeichnung und teilweise Mobilfunknummer. Ebenso sind Angebote, Aufträge und Rechnungen sowie Retouren gespeichert.

In den Tickets werden Fehlerbeschreibungen, benutzte Programme und Anwenderdaten (Name, Kontaktdaten, ggf. Position in der Kundenfirma und Aufgabenbereich) aufgeführt.

2. Verarbeitete Datenkategorien
Im Rahmen der Verwendung von IONOS AI Model Hub verarbeiten wir folgende Datenkategorien:

• Kundendaten
• Lieferantendaten
• Daten, die uns in Nachrichten mitgeteilt.

3. Auftragsverarbeitung
Die Daten werden durch das Unternehmen IONOS SE verarbeitet. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Artikel 28 DSGVO wurde abgeschlossen. Das KI-Modell selbst arbeitet stateless. Ihre Daten werden also nicht für Trainingszwecke des KI-Modells verwendet. Die IONOS SE stellt Server in Rechenzentren in der Bundesrepublik Deutschland bereit. Ihre Daten werden nicht an ein Drittland außerhalb der EU transferiert.

4. Dauer der Speicherung
Die personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung der Zwecke, für die sie verarbeitet wurden, erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungspflichten verlangen.

5. Ihre Rechte
Sie haben die oben genannten Betroffenenrechte.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

6. Kontakt
Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Fragen oder Anliegen bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben. Unsere Kontaktdaten finden Sie oben unter „Verantwortlicher“.

7. Beschwerderecht
Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.